Fahrtenbuch Fahrtenbuch

Aktuelle Anforderungen und Relevanz des elektronischen Fahrtenbuches.

 

Was macht ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch aus?

Elektronische Fahrtenbücher sind praktisch, denn man spart im Alltag eine Menge Zeit und Nerven beim Dokumentieren der gefahrenen Strecken. Spätestens einmal die Woche sollte man die erfassten dienstlichen Fahrten markieren bzw. kommentieren, fertig.

Wie aber gehe ich sicher, dass das Finanzamt das elektronische Fahrtenbuch als ordnungsgemäß anerkennt?

Elektronische Fahrtenbücher bzw. elektronische Fahrtenbuchprogramme werden von der Finanzverwaltung weder zertifiziert noch zugelassen. Und selbst wenn die technischen Voraussetzungen für die Führung eines ordnungsgemäßen elektronischen Fahrtenbuchs erfüllt werden, setzt die Anerkennung als ordnungsgemäß auch voraus, dass die Hard- und Software ordnungsgemäß bedient werden und das Fahrtenbuch hinterher alle von der BFH-Rechtsprechung und der Finanzverwaltung – insbesondere in R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 LStR – geforderten Angaben enthält.

In der Vergangenheit haben die Finanzverwaltungen den Sachbearbeitern der Finanzämter daher einen recht umfassenden Ermessensspielraum eingeräumt. Im Allgemeinen gilt so auch heute noch die Emfehlung, in Absprache mit dem zuständigen Finanzamt einen Probezeitraum zu vereinbaren und vorzulegen, damit man bei einer eventuellen Prüfung durch das Finanzamt nicht unangenehm überrascht wird oder gar das Fahrtenbuch wegen formaler Fehler in Frage gestellt wird.

Zu den Grundzügen eines anzuerkennenden ordnungsgemäßen elektronischen Fahrtenbuches gibt es jedoch im Zuge der laufenden Rechtsprechung immer klarere Verwaltungsanweisungen für die Finanzämter - und natürlich erfüllt das my-track Fahrtenbuch sie alle.

Do's und Dont's für ein ordnungsgemäßes elektronisches Fahrtenbuch

Ein ordnungsgemäßes elektronische Fahrtenbuch soll ..

  • nach der Eintragung nicht mehr veränderbar sein

Ein ordnungsgemäßes elektronische Fahrtenbuch soll nicht..

  • nach der Eintragung veränderbar sein

Auch ein elektronisch geführtes Fahrtenbuch muss die Unveränderbarkeit nach GoBD
gewährleisten. (OFD Rheinland 18.2.2013, Kurzinformation LSt-Außendienst Nr. 2/2013)

Mit Hilfe des MS Excel-Tabellenkalkulationsprogramms erstellter Tabellenblätter genügen nicht den von der Rechtsprechung geforderten Anforderungen. (Excel-Tabelle und Fahrtenbuch: BFH 12.7.2011, VI B 12/11 (NV), BFH/NV 2011 S. 1863)

Ein mit Hilfe MS Excel geführtes Fahrtenbuch ist nur dann ordnungsgemäß, wenn die Angaben zu Art, Zweck und Ziel der Fahrten sowie Bemerkungen nicht nachträglich geändert werden können. (FG Münster, Urteil v. 4.2.2010, 5 K 5046/07 E, U)

Ein elektronische Fahrtenbuch ist anzuerkennen, wenn sich daraus dieselben Erkenntnisse wie aus einem manuell geführten Fahrtenbuch gewinnen lassen. Beim Ausdrucken von elektronischen Aufzeichnungen müssen nachträgliche Veränderungen der aufgezeichneten Angaben technisch ausgeschlossen, zmindest aber dokumentiert werden. (BFH 16.11.2005 (BStBl 2006 II S. 410))

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Beispielrechnung - Vergleich 1%-Regelung ./. Fahrtenbuchmethode

Die 1%-Regelung wird dann angewendet, wenn kein Fahrtenbuch vorliegt. Das Finanzamt bewertet die private Nutzung eines Firmen-PKW als steuerlichen Vorteil – jemand, der keinen Firmenwagen hat, müsste sich ja ein entsprechendes Fahrzeug von seinem versteuerten Einkommen anschaffen und unterhalten. Wie hoch ist nun dieser Vorteil? Als pauschaler Ansatz gilt die 1%-Regelung. Danach wird demjenigen, der ein Firmenfahrzeug auch privat nutzt, ein „fiktives“ Gehalt zugerechnet, das er versteuern muss („geldwerter Vorteil“). Dieses beträgt 1% vom Brutto-Listenpreis des Neufahrzeugs.

Angenommen, Hans Mustermann erwirbt einen Jahreswagen für sein Unternehmen für 20.000,- EUR. Das Fahrzeug hat einen Neupreis (Liste) von 30.000,- EUR inkl. Umsatzsteuer. Für Herrn Mustermann ergibt sich damit ein monatlich zu versteuernder Betrag von

1 %/Monat x 30.000,- EUR = 300,- EUR / Monat zu versteuern 

Dieser Betrag wird ihm als Einkommen zugerechnet. Bei einem angenommenen Grenzsteuersatz von nur 30 % wären dies 90 EUR Steuer pro Monat.

Da nützt es ihm nichts, dass sein Fahrzeug als Jahreswagen nur 20.000,- EUR kostete und er maximal 15 % aller Fahrten privat unterwegs ist. Dies müsste er mit einem Fahrtenbuch nachweisen. Hierbei würden die „richtigen“ Kosten (Abschreibungen / Leasingraten, Benzin, Werkstatt usw.) für das Fahrzeug ermittelt und entsprechend dem Anteil privater Fahrten zu geschäftlichen Fahrten aufgeteilt.

In unserem Beispiel könnten wir annehmen, dass das Fahrzeug pro Jahr neben 4.000,- EUR Abschreibungen weitere 3.500 EUR für Versicherungen, Benzin und die Inspektion etc. kostet. Die Rechnung lautet dann bei 15% privaten Fahrten:

15 % x 7.500,- EUR = 1.125,- EUR => 93,75 EUR / Monat zu versteuern 

Bei einem Grenzsteuersatz von 30 % wären dies nur noch knapp 28 EUR Steuern, eine Ersparnis von 62 EUR pro Monat.

[ Quelle: de.Wikipedia.org - http://de.wikipedia.org/wiki/Fahrtenbuch ]

Hinweis: Dieser Artikel beschreibt die Situation in Deutschland.