Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch [ Update]

In bestimmten Fällen (z.B. bei geringer privater Nutzung und/oder hohem PKW-Listenpreis) kann es günstiger sein, die steuerpflichtige Privatnutzung von Firmenwagen nicht nach der pauschalen 1 v. H.-Regelung, sondern nach der Fahrtenbuchmethode zu ermitteln. Weiterhin ist zu  prüfen, ob die Fahrtenbuchmethode ab 2006 für PKW mit höchstens 50 v.H. betrieblicher Nutzung in Betracht kommt.

Die Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch sind gesetzlich nicht festgelegt.

Der Bundesfinanzhof (Urteile vom 9. November 2005 VI R 27/05 und vom 16. November 2005 VI R 64/04) hat strenge Vorgaben hinsichtlich der Form des Fahrtenbuchs gemacht. Danach sollen die Aufzeichnungen eine "buchförmige" äußere Gestalt aufweisen. Das bedeutet, dass die erforderlichen Angaben in einer in sich geschlossenen Form festgehalten werden müssen, die nachträgliche Einfügungen oder Veränderungen ausschließt oder zumindest deutlich als solche wiedergibt. Lose Notizzettel o. Ä. erfüllen diese Vorgaben nicht.

Das Fahrtenbuch ist darüber hinaus zeitnah zu führen. Die zu erfassenden Fahrten müssen fortlaufend einschließlich des Kilometerstandes am Fahrtende dokumentiert werden. Damit soll verhindert werden, daß Privatfahrten nachträglich dem beruflichen Nutzungsanteil zugeordnet werden oder dass durch spätere Einfügungen von Fahrten Unstimmigkeiten mit anderen Belegen (z. B. Inspektionsrechnungen) beseitigt werden.

Das Fahrtenbuch kann auch mit Hilfe eines Computerprogramms geführt werden. Hier gelten die gleichen Anforderungen; insbesondere müssen nachträgliche Veränderungen technisch ausgeschlossen sein oder offen dokumentiert werden. Das bedeutet, dass ein mit dem Programm "MS-Excel" geführtes Fahrtenbuch nicht ordnungsgemäß ist, weil hier die bereits eingegebenen Daten nachträglich geändert werden können, ohne dass die Änderungen erkennbar sind.

Das Gericht bestätigt im Wesentlichen die Auffassung der  Finanzverwaltung, die allerdings hinsichtlich der Anforderungen an ein  ordnungsgemäßes Fahrtenbuch auch Erleichterungen für bestimmte  Berufsgruppen (z.B. Taxifahrer) vorsieht (Vgl. BMF-Schreiben vom 21. Januar 2002 - IV A 6 - S 2177 - 1/02 (BStBl 2002 I S. 148) und R31 Abs. 9 LStR.). 

[ Quelle: Steuerberater-Informationbriefe im Mai 2006 ]

 

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Hinweis: Dieser Artikel beschreibt die Situation in Deutschland.